こんにちは。
先日、「からだつくりラボ」による
ワークショップを開催させていただきました。
とても素晴らしい参加者の皆様で、
おかげさまで、ワークショップはよい感じで終了した。
しかし、筆者自身、
ワークショップやセミナーを開催する際に、
何を持っていけばいいのか、慌ててしまいました。
今回は、自分の備忘も兼ねて、
ワークショップやセミナーに必要な持ち物について整理します。
必ず持っていく必要がある持ち物
まず最初に、必ず持っていく必要がある持ち物です。
忘れていたら、開催が致命的になるくらい大事なものたちです。
テキスト
一番はテキストです。
チェックポイントとして、
かのチェックが必要です。
3つのチェックの中で、
一番大事なのが、テキストが最新版であることです。
資料を更新する際、バックアップなどをすると、版管理がおろそかになり、
古いバージョンのテキストを印刷、なーんてことが起きてしまうかもしれません。
最新版のテキストを印刷したか、今一度、チェックが必要です。
PC
お次は、PCです。
ワークショップやセミナーによっては、不要かもしれませんが、
テキストの内容をスクリーンに映すなどする場合は、大事です。
PCに関するチェックリストとしては、
という事だけでなく、
パソコンをフル充電しておく
という事も注意が必要です。
ちなみに、筆者は13時間充電なしでも使えるモバイルノートを
使っています。
値段が手ごろなことと、資料を作成する観点からも、
非常に重宝しています。
領収書と認印
現金で参加費をいただく場合は、領収書を求められる可能性があります。
そのため、領収書と認印を用意しておきましょう。
領収書は、相手から求められたら断れませんので、
もし、手元に領収書がない場合は、郵送するなどの対応が必要となり、
面倒です。
おつりのお札や硬貨
参加費を数千円や数百円に設定した場合、必ずといって現れるのが、
10000円や5000円といった高額紙幣しかもっていない人。
彼らに対応できるよう、おつりとなるお札や硬貨をある程度用意してきましょう。
ちなみに、細かい値段設定にすると、おつりが面倒ですから、
500円単位や1000円単位などキリのいい参加費がいいでしょうね。
参加費を収納する袋
次に用意しておいた方がよいと思うのは、
参加費を収納する袋です。
金庫などがあればいいでしょうが、
そこまで持ち歩く必要がないと思います。
100円ショップなどで購入できる、
チャックつきの袋を用意すればいいでしょう。
参加者一覧
参加費を徴収するときや、まだ会場に到着していない人を確認するときなど、
参加者一覧があると、とても便利です。
紙に印刷していなくても、タブレットやスマホに入っている場合でも、
すぐに確かめられるようにしておくといいですよね。
進行表と時計
ワークショップやセミナーの骨組みである進行表と時計です。
進行表は命綱のようなもの。時間通りに進んでいるのか、遅れは何分あるのかなど、
常に、計画と実際を比較するために必要です。
あと、進行表にメモ書きすることで、
伝え忘れてはいけないことなどの防止にもなります。
進行表も随時更新している事を考慮して、
用意する前に最新版かを確認した方がいいですね。
※筆者は、1つ古いバージョンを使ったことあります
そして、時計。
普段、時間をみるのにスマホを使っている人もいると思います。
しかし、講師が何度もスマホを見るというのは、
受講者が、メールチェックでもしているのかな？とよからぬ疑惑を
受けるリスクがあります。
腕時計であれば、受講者からも「あ、時間を確認しているのね」と
明らかにわかります。
普段、時計の確認にスマホを使っている人は、
最近はチープ時計といわれる、
1000円以下で購入できる時計が多く売られているので、
探してみてはどうでしょうか。
必ずしも必要ではないけど、あったほうがいいもの
ここからは、必ずしも必要ではないけど、あったほうがいいものです。
BGM
最初は、BGMです。
開場してワークショップやセミナーが開催されるまでの間、
参加者同士の交流もまだ始まらなく、
非常に静かな時間が流れます。
耳障りにならない、音楽が流れていると、
心も落ち着き、徐々に内容に集中する意識が生まれます。
お菓子
お菓子は、必須ではないけど、あると便利なものです。
ワークショップやセミナーは意外と頭を使うため、
脳が糖分を欲しがります。
おなかがすいてくると、集中力が弱まり、
内容が頭に入ってこない恐れがあります。
そんな時に、飴や一口チョコレートが用意されることで、
参加者の食欲が収まり、またワークショップや研修に集中できるというわけです。
ペン
ペンです。
参加者に筆記用具を持参してもらっても忘れる方がいますので、
ボールペンやシャープペンなどあったほうがいいでしょう。
また、ワークの中では、
紙に字を書いて発表してもらうのに、細いペンだと見えにくいので、
太字のペンが必要ということもあります。
そのため、あらかじめ、ペンを用意しておくと、
お互いにストレス防止できます。
ちなみに、太めのペンであれば、
滲みにくい、プロッキーがお勧めです
名札ケースと名札
ワークショップやセミナーの形にもよりますが、
交流も目的とする場合は、相手が誰なのかわかるように、
名札があったほうがいいでしょう。
自己紹介で名前や趣味などを紹介されても、
覚えられないことが多々あります。
そんな時、名札をみれば、名前がわかるようにするのも
配慮の1つです。
名札に書いてもらう名前は、
ワークショップやセミナーの内容にもよりますが、
本名でもいいですし、呼んでほしい名前でもいいと思います。
バインダー
あると便利だと思ったのが、バインダーです。
イメージでいうとこういうものです。
特にワークショップ形式の場合、
動き回ることが多いので、紙に字を書く場合
台が必要ですが、バインダーがあると事足ります。
ストップウォッチ
お次はストップウォッチです。
一人や複数人と検討してもらったり議論してもらう際に、
ストップウォッチがあると、時間が正確にわかります。
スマホで代用していると、スマホを見ながら他の事しているのではないか？と
変に疑われますし、
ストップウォッチがあることで、
時間をしっかり管理しているということが伝わり、
参加者も時間内に成果を上げようという気持ちになります。
ゴミ袋
ゴミ袋は貸会議室を使う場合、特に必要です。
ワークショップやセミナーを行うと、空のペットボトルやお菓子の袋、
そのほか、紙くずなどが出てきます。
ゴミ袋がないと、捨て方に困るので、
予め用意しておくといいいでしょう。
また、募集時に「ゴミはお持ち帰りください」とアナウンスしておくのも
効果的だと思われます。
ウェットティッシュ・ティッシュ
不意に飲み物をこぼしたり、何か汚したりした場合用に
ウェットティッシュやティッシュがいくつか用意されていると、
対応しやすくなります。
そのほか、用意しておくといいかもという一覧
そのほか、用意しておくと、もしもの時に大丈夫というのが、
・ばんそうこう、おなかの薬など病気やケガ系の医薬品です。
とはいっても、大病の方は参加しないでしょうから、
紙で手を切った時、朝ご飯やランチでおなかの調子を悪くした人用です。
またｍ、1日研修などをやる場合は、近隣のランチマップなどがあると、
より完璧な準備になるでしょう。
おわりに
改めて、セミナー開催にあたり必要なものを制したところ、
実に多くの持ち物が必要と改めて実感しました。
是非、参考にしてください。
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